Một khoản thanh toán tiền mặt không tự động đồng nghĩa với bị phạt thuế. Điều cần kiểm tra là giao dịch có đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế và chi phí được trừ theo quy định áp dụng hay không.
Điều kiện thanh toán cần kiểm tra
Với thuế GTGT, Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP và các sửa đổi áp dụng, trong đó có Nghị định 144/2026/NĐ-CP quy định chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng, đã gồm thuế GTGT, trừ trường hợp được quy định riêng. Mua nhiều lần cùng ngày từ cùng người nộp thuế cũng cần xét tổng giá trị theo quy định.
Với thuế TNDN, đối chiếu riêng điều kiện chi phí được trừ trong Nghị định 320/2025/NĐ-CP; không lấy một quy tắc của thuế GTGT áp cho mọi khoản chi và mọi thời kỳ.
Những trường hợp không nên kết luận vội
Trả chậm, trả góp, bù trừ và thanh toán qua người được ủy quyền có yêu cầu hồ sơ riêng. Thiếu giấy báo nợ tại lúc nhận hóa đơn chưa đủ để kết luận giao dịch vi phạm.
Cách ghi “TM/CK” trên hóa đơn không chứng minh doanh nghiệp thực tế đã trả tiền bằng phương thức nào. Cần đối chiếu chứng từ thanh toán và hợp đồng.
Không nên tính ngay tiền phạt hoặc tiền truy thu chỉ từ giá trị hóa đơn. Phải xác định loại thuế, kỳ phát sinh, tình trạng thanh toán, ngoại lệ và hồ sơ thực tế.
Quy chế chi tiêu nội bộ
Thống nhất người phê duyệt khoản chi, phương thức thanh toán và chứng từ phải nộp kèm. Quy chế nội bộ có thể chặt hơn mức tối thiểu để dễ kiểm soát, nhưng phải phân biệt với yêu cầu của pháp luật.
Khi nhân viên thanh toán thay, lưu hồ sơ ủy quyền hoặc quy chế cho phép, chứng từ mua hàng, chứng từ thanh toán và hồ sơ hoàn trả phù hợp. Hỏi kế toán phụ trách trước khi hoàn ứng trường hợp chưa rõ.
Từ hóa đơn đến hồ sơ thanh toán
Ngày phát sinh, loại thuế, số tiền
Quy định theo kỳ và trường hợp
Hóa đơn, hợp đồng và thanh toán
Người phụ trách và hạn hoàn thành
Checklist khi nhận hóa đơn
Đối chiếu người mua, người bán, ngày, số hóa đơn và số tiền.
Xác định thời điểm phát sinh, loại thuế và điều kiện thanh toán áp dụng.
Ghép hóa đơn với hợp đồng, hồ sơ giao nhận và chứng từ thanh toán; đánh dấu khoản chưa đến hạn.
Ghi người phụ trách và hạn bổ sung cho hồ sơ còn thiếu.
Dùng công cụ để tổ chức dữ liệu
Phần mềm hỗ trợ tải và quản lý hóa đơn giúp giảm thao tác tìm hồ sơ. Việc xác định đủ điều kiện khấu trừ hoặc tính chi phí vẫn cần người phụ trách kiểm tra; không có công cụ nào bảo đảm triệt tiêu toàn bộ rủi ro thuế.
